5 điều cần biết về việc lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử luôn là vấn đề được các doanh nghiệp, kế toán quan tâm trong giai đoạn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Bên cạnh những lỗi khi lưu hóa đơn như không mở được file XML đối với bản định dạng file XML, thì các kế toán cần phải nắm rõ các quy định về đối tượng lưu trữ, thời gian lưu trữ, định dạng lưu trữ….Vậy khi thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải chú ý những điều gì? Cùng tìm hiểu 5 điều cần biết về việc lưu trữ hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.

Đối tượng lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo điều 11  Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011
“Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.”
Như vậy, đối tượng lưu trữ hóa đơn điện tử bao gồm: người bán, người mua,  tổ chức trung gian lưu trữ

lưu trữ hóa đơn điện tử

Quy định về thời gian lưu trữ

Theo Điều 11. Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 đã có quy định cụ thể như sau:

” Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy “

Theo điều 13 Nghị định 174/2016 hướng dẫn cụ thể về thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán. Điều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Như vậy, hóa đơn điện tử lưu trữ 10 năm

Lưu trữ hóa đơn điện tử có định dạng gì?

Theo điều 8 nghị định 119/2018 quy định:

“Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”

Doanh nghiệp có thể lưu file xml và pdf trong đó file xml là file có chữ ký số

Cách thức lưu hóa đơn điện tử

Theo Điều 11. Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 đã quy định cụ thể về việc lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thỏa mãn các điều kiện. Như vậy hóa đơn điện tử phải lưu dưới dạng file (không phải giấy), có nghĩa là khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ kiểm tra file (có chữ ký số)

Cá nhân có được đăng ký nộp thuế điện tử hay không? 

Các vấn đề trong quá trình phạt vi phạm hành chính về thuế

Tra cứu hóa đơn điện tử

Mỗi hóa đơn có mã tra cứu và tổ chức trung gian cung cấp đường link để tra cứu. Các cá nhân, tổ chức có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn điện tử trên trang website của Tổng cục Thuế hoặc có thể tra cứu ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình.

Với những chia sẻ trên đây, hy vọng đã giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nắm được các quy định cụ thể về đối tượng lưu trữ hóa đơn điện tử, quy định về thời gian lưu trữ, định dạng hóa đơn lưu trữ và cách để tra cứu hóa đơn điện tử…